Как это работает

ШАГ 1.

Подготовьте шаблон один раз

Если вы обратились к нашему сервису, скорее всего, вы уже работаете с документами, которые регулярно требуют внесения новых данных. Например, договоры, счета или акты. Каждый раз вы вручную вводите имя клиента, дату, номер договора, сумму и другие данные. Этот рутинный процесс может занимать много времени и часто приводит к ошибкам.

Мы предлагаем упростить этот процесс с помощью шаблонов. Вот что нужно сделать:

Откройте ваш текущий документ (договор, счет-фактуру или любой другой) в Microsoft Word.
Определите повторяющиеся данные, которые вы каждый раз заполняете вручную. Это могут быть:
- Имя клиента
- Дата заключения договора
- Номер договора
- Сумма и НДС
Замените эти данные на специальные метки (переменные). Придумайте простые и понятные названия для переменных на латинице или кириллице, чтобы они легко распознавались в документе и были удобны для вас в использовании. Например:
- Вместо имени клиента напишите {{buyer}} или {{покупатель}}
- Вместо даты – {{date}} или {{дата}}
- Вместо суммы – {{price}} или {{цена}}
- Можно использовать метки из нескольких слов, но обязательно через нижнее подчеркивание – {{total_price}} или {{итоговая_цена}}
- И т.д.

Важно!

Переменные должны обрамляться двойными фигурными скобками {{ }} и отражать суть данных, которые вы будете подставлять. Это поможет избежать путаницы и ускорит работу с шаблоном. В случае, если какое-то значение повторяется несколько раз в документе, то необходимо проставить данную переменную во всех местах, где оно встречается. Это позволит системе автоматически заполнить все повторяющиеся данные за вас.

ШАГ 2.

Загрузите шаблон на сайт

После того как шаблон готов, его нужно загрузить в систему, чтобы начать использовать автоматическое заполнение документов.

Авторизуйтесь в личном кабинете. Если у вас еще нет аккаунта, зарегистрируйтесь — это бесплатно и займет всего несколько минут.
Перейдите в раздел "Мои шаблоны". Выберите шаблон из списка или создайте новый.

Выберите необходимый файл на компьютере и загрузите его в систему.

                        Что происходит после загрузки шаблона?
                        Система автоматически проверяет шаблон на наличие переменных и готовит его к использованию.
В вашем кабинете появляются настройки для работы с этим шаблоном — вы можете сразу приступить к заполнению данных.
Вы можете повторно использовать один и тот же шаблон для множества документов, просто меняя данные в форме.

                    

Почему важно загружать шаблоны на сайт?

Загрузка шаблонов позволяет:

Избавиться от ручной работы с документами на компьютере.
Иметь доступ к шаблонам из любого места и с любого устройства.
Повысить эффективность работы благодаря автоматическому заполнению данных.

ШАГ 3.

Заполните данные

Заполните необходимые данные в веб-интерфейсе. Просто введите информацию, которая должна быть подставлена в документ. Система автоматически заменит метки на указанные вами данные.

🧮

Динамические метки с формулами

Метки могут быть динамическими. Если метка содержит числовое значение, её можно использовать в формулах для автоматического расчёта — складывать, вычитать, умножать и делить. Формулы пересчитываются каждый раз при изменении значений, участвующих в расчёте.

Пример формулы:

{{Остаток}} = {{Цена}} - {{Предоплата}}

🎨

Множество форматов для каждой метки

У каждой метки может быть множество вариантов отображения данных. Создав одну метку {{Цена}}, вы автоматически получаете целый набор её представлений — в разных форматах и с разным оформлением. Это позволяет использовать одно значение в документе в виде числа, суммы с валютой, прописи, заглавными буквами и т.д., без создания дополнительных меток.

Примеры для метки {{Цена}}:

{{Цена_in_words_ru}} → шестьдесят пять тысяч рублей ноль копеек

{{Цена_currency_rub}} → 65 000,00 ₽

{{Цена_format_space}} → 65 000,00

{{Цена_currency_usd}} → $65,000.00

{{Цена_in_words_without_cents}} → шестьдесят пять тысяч рублей

Это экономит время и упрощает настройку шаблонов: вы задаёте значение один раз, а используете его в нужных форматах сколько угодно раз.

После заполнения формы нажмите кнопку "Создать документ", и система автоматически сформирует файл с подставленными данными.

Пример работы:

Вы выбрали шаблон договора и заполнили форму:

Дата заключения договора: 07.08.2025
Сумма: 65 000 руб.
Номер договора: 234-44

После этого система автоматически создает договор с указанными данными и делает его доступным для скачивания.

Преимущества:

Скорость: Заполнение формы занимает всего несколько минут.
Точность: Исключаются ошибки, связанные с ручным вводом.
Удобство: Все данные сохраняются в системе и могут быть использованы повторно.

ШАГ 4.

Получите готовый документ

После того как данные введены и документ сформирован, его можно скачать в формате DOCX или PDF либо сразу отправить на печать для дальнейшего использования.

ВАЖНО!

Повторяйте только 3 и 4 шаги

После того как вы загрузили шаблон в систему, вам остается выполнять только два простых действия каждый раз, когда нужно создать новый документ:

Заполните данные в форме. Просто введите актуальные данные для нового документа.
Скачайте готовый файл. Получите документ в формате DOCX или PDF за считанные секунды.

Почему это удобно?

Экономия времени: Вам не нужно каждый раз начинать процесс заново. Все шаблоны уже подготовлены.
Минимум усилий: Достаточно ввести данные один раз и сразу получить готовый документ.
Автоматизация рутины: Повторяющиеся задачи сводятся к минимуму благодаря нашему сервису.

Теперь работа с документами становится быстрее и проще. Все, что вам нужно — это обновить данные и скачать готовый файл.

Как это работает?